Archivovať, archivovať , archivovať! Podali ste s úľavou daňové priznanie a už sa tešíte, ako sa zbavíte všetkých tých papierov? Zadržte! Hoci žijeme v ére digitalizácie, odpoveď na otázku, či môžete po podaní daňového priznania všetky doklady jednoducho vyhodiť do koša, znie jednoznačne: Rozhodne nič nevyhadzujte! Pokiaľ vám totiž „zaklope na dvere“ kontrola z daňového úradu, práve tieto „staré“ doklady, ktoré musíte archivovať, budú vašimi kľúčovými spojencami. A hoci sa čoraz viac hovorí o digitalizácii účtovníctva, realita je taká, že táto digitalizácia zatiaľ nie je plne prepojená so zákonom o DPH a zákonom o dani z príjmov. To znamená, že fyzické doklady majú stále svoju nezastupiteľnú úlohu.
Ako dlho teda musíte svoje účtovné a daňové dokumenty archivovať? Zákon stanovuje jasné lehoty pre rôzne typy dokumentov:
- Účtovníctvo: Základné účtovné knihy, denníky, hlavná kniha, knihy analytickej evidencie, inventúrne súpisy, účtovné závierky a správy audítorov (ak boli vypracované) je potrebné archivovať po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. To znamená, že ak ste podali daňové priznanie za rok 2024 v roku 2025, vaše účtovné doklady za rok 2024 by ste mali uchovávať minimálne do konca roka 2035.
- Mzdové listy a evidenčné listy dôchodkového poistenia: V prípade mzdových listov a evidenčných listov dôchodkového poistenia je zákon ešte prísnejší. Tieto dokumenty, ktoré obsahujú citlivé údaje o zamestnancoch a ich sociálnom poistení, je potrebné archivovať až po dobu 50 rokov od skončenia pracovnoprávneho vzťahu zamestnanca.
Prečo je dôležité dodržiavať lehoty archivácie?
Nedodržanie povinnosti archivovať účtovné a daňové doklady môže mať pre podnikateľov nepríjemné následky. V prípade daňovej kontroly a nemožnosti predloženia požadovaných dokumentov vám môže daňový úrad uložiť sankcie a pokuty. Okrem toho, v prípade sporov alebo iných právnych záležitostí môžu byť tieto dokumenty kľúčové pre preukázanie vašich tvrdení.
Digitalizácia áno, ale s rozumom!
Hoci digitalizácia účtovníctva prináša mnoho výhod v podobe efektívnejšieho spracovania dát a jednoduchšieho prístupu k informáciám, v súčasnosti ešte nemôžeme úplne nahradiť fyzické archívy digitálnymi. Je dôležité overiť si, ktoré dokumenty je možné archivovať len v elektronickej podobe a pre ktoré stále platí povinnosť fyzickej archivácie.
Čo si z toho odniesť?
Po podaní daňového priznania rozhodne neponáhľajte svojich papierových spoločníkov do koša. Dôkladne si ich uschovajte po dobu stanovenú zákonom. V prípade účtovných dokladov je to 10 rokov a v prípade mzdových listov dokonca 50 rokov. Pamätajte, že prevencia je lepšia ako riešenie problémov s daňovým úradom. Majte svoje doklady v poriadku a v bezpečí, aby ste boli pripravení na akúkoľvek kontrolu.
Hľadáte skúseného účtovníka, ktorý rozumie potrebám podnikateľov a pomôže vám s efektívnym finančným riadením? Kontaktujte nás na ÚčtovníctvoPreKaždeho.sk a dohodnite si bezplatnú konzultáciu.
Ing. Juraj Herko
Sledujte nás aj na sociálnych sieťach.
Potrebujete poradiť alebo hľadáte profesionálneho účtovníka? Neváhajte nás kontaktovať
Kontaktovať
