Archivácia účtovných dokladov (alebo úschova) je zákonná povinnosť podnikateľa uchovávať účtovné záznamy (faktúry, zmluvy, pokladničné doklady, účtovnú závierku) po presne stanovenú dobu (tzv. lehota úschovy).
Analógia:
Predstavte si, že vaše účtovné doklady sú ako staré písomky a vysvedčenia zo školy. Nemôžete ich vyhodiť hneď po skončení roka. Zákon vám (ako žiakovi) prikazuje, aby ste si ich nechali v šanóne (archíve) po dobu 5 alebo 10 rokov, pre prípad, že by si ich chcel riaditeľ (daňová kontrola) spätne pozrieť.
Detailné vysvetlenie: Čo je Archivácia účtovných dokladov?
Archivácia je upravená v Zákone o účtovníctve. Podnikateľ je povinný zabezpečiť ochranu účtovných záznamov proti strate, zničeniu alebo poškodeniu. Zákon stanovuje presné minimálne lehoty úschovy. Najdôležitejšia lehota pre väčšinu dokladov (napr. faktúry, bankové výpisy, pokladničné doklady) je **10 rokov** nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Účtovná závierka a výročné správy sa archivujú tiež 10 rokov. Mzdové listy a personálna evidencia majú často dlhšie lehoty (až 70 rokov kvôli dôchodkom).
Prečo je to pre vás (ako podnikateľa) dôležité?
Je to vaša zákonná povinnosť. Daňová kontrola má právo pýtať si doklady spätne (zvyčajne 5 rokov, ale pri strate až 10). Ak doklady nepredložíte, hrozí vám vysoká pokuta a daňový úrad vám môže dorubiť daň len na základe odhadu. Správna archivácia (či už papierová alebo elektronická) je vaša základná ochrana pri kontrole.
Najčastejšia chyba / Riziko:
Najčastejšou chybou je myslieť si, že lehota je 5 rokov. Pre platiteľov DPH a pre väčšinu účtovníctva platí lehota **10 rokov** (v nadväznosti na lehotu na odpočet DPH pri investičnom majetku). Rizikom je tiež predčasná likvidácia (skartácia) dokladov alebo ich zlá organizácia – ak pri kontrole neviete doklad nájsť, je to rovnaké, ako keby ste ho nemali.
Tip od Účtovníctvoprekaždého.sk:
„V Účtovníctvo pre každého vám po skončení roka a odovzdaní daňového priznania vždy odovzdávame kompletný balík zaúčtovaných dokladov. Zároveň vám presne povieme: ‚Tento šanón za rok 2024 musíte archivovať minimálne do 31.12.2035‘. Stále viac preferujeme digitálnu archiváciu, ktorá šetrí miesto a je bezpečnejšia.“
Často kladené otázky (FAQ)
Prijaté aj vystavené faktúry musíte archivovať **10 rokov** nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. (Napr. faktúru z roku 2024 musíte mať až do konca roka 2035).
Mzdové listy a personálne spisy majú oveľa dlhšie lehoty kvôli nárokom na dôchodok. Zvyčajne ide o 50 až 70 rokov od roku narodenia zamestnanca.
Áno. Zákon o účtovníctve plne povoľuje elektronickú archiváciu. Musíte však zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť dokladu po celú dobu úschovy (napr. skenovaním a použitím zaručeného elektronického podpisu alebo pečate).
Až po uplynutí zákonnej lehoty úschovy. Napríklad 1. januára 2026 môžete bezpečne skartovať všetky bežné účtovné doklady z roku 2015.
« Späť do slovníkaHľadáte partnera, ktorý vám dáva zmysel?
Nerozumiete svojim číslam? V Účtovníctvo pre každého veríme, že našou prácou nie je len posielať doklady na úrady, ale premeniť vaše dáta na jasné a zrozumiteľné reporty.
Sme partneri, ktorí za vás sledujú termíny, hľadajú legálne cesty k optimalizácii a chránia vás pred pokutami.